<img src="/extensions/vertex/img/bulb_noflash.jpg" alt="" />

Kuidas teised on edu saavutanud?

Lisame pidevalt oma kodulehele ja blogisse
tasuta nõuandeid ja ideid

Uus sõna juhtimises “FAP”

24. aprill 2016
Andro Kullerkupp

Uus info 2017: Lisasime FAP-mudelile eraldi müügikorralduse funktsioneerimise analüüsi kategooria, sest töö käigus ilmnes, et müügi funktsioneerimise parandamine vajab senisest suuremat tähelepanu.

Uus info 2016: FAP-mudel on kasutuses EAS-i ettevõtte arenguprogrammis. Sellega seoses jagasime FAP-mudeli neljaks osaks mille abil saab ettevõtetes eraldi analüüsida strateegiat, arendust, turundust ja müüki ning tootmist. Viimasega seoses lisasime FAP-mudelile 19-da kategooria milleks on tootmiskorraldus. Nüüd on see Eestis loodud ettevõtete analüüsimudel tootmisettevõtetele veelgi sobivam tööriist.

Uus info 2014: Koostöös disainikeskusega lisasime FAP-mudelile 18-da kategooria, milleks on toote/teenuse disain. Tänu lisakategooriale on selle mudeliga firma funktsionaalsuse hindamine veelgi põhjalikum ja annab parema ülevaate ekspordivõimekusest.

Oleme juba üle kuueteistkümne aasta teostanud ettevõtete analüüsi ja aidanud neid planeerimisel. Rohkem kui 200 ettevõtte analüüsi põhjal oleme loonud täiesti omanäolise mudeli nimega FAP (funktsionaalne arenguplaan). See mudel võimaldab ettevõtjal iseseisvalt teostada oma ettevõtte analüüsi ja saada üsna kiiresti visuaalne ülevaade firma hetkeseisust. Me oleme mudelit luues lähtunud põhimõttest, et juht ei peaks kutsuma konsultanti oma firma hetkeseisu hindamiseks. Seega töötab see ideaalselt eneseanalüüsi mudelina, kuid oleme saanud korduvalt tagasisidet, et erapooletu eksperdi poolt tehtud analüüs pakub üllatavaid leide ja mis kõige olulisem, soovitusi riskide maandamiseks ja arendustegevusteks.

  • Võimalik saada ülevaade oma firma funktsioneerimisest ilma kõrvalise abita
  • Kiiresti selge, mis osas ettevõte ei funktsioneeri hästi (erapooletu ekspert teostab FAP-mudeliga diagnostkat 3-5 päeva)
  • Visuaalne ülevaade riskidest ja arengukohtadest
  • Analüüsi käigus kujuneb tegevusplaan

Vähe sellest. Mudelit tehes avastasime, et sellele saab lisada ka planeerimise funktsiooni. Kui oled analüüsi lõpetanud, siis on sisuliselt valminud ka arenguplaan. Kas pole imeline? Samas ei ole tegemist mingite universaalsete äriplaani põhjadega, vaid arenguplaan kujuneb mudeli täitja kommentaaridest. Märkasime, et mudelit täites tahetakse oma valikuid selgitada ning lisasime  igale kriteeriumile kommentaari välja. Lühidalt selgitades plaanitavaid arendustegevusi iga kriteeriumi osas, tekibki väga praktiline arenguplaan. Allolevalt näide kolmest kriteeriumist.

Nagu pildilt näha, annab mudel visuaalse ülevaate iga kriteeriumi riskitasemest. See võimaldab juhil kiirelt otsustada, millistele aspektidele tuleks tähelepanu kõigepealt pöörata. Mudelit täidetakse paralleelselt kahes vaates (1) hetkeolukord ja (2) eesmärk. Kuigi mudel sisaldab 20 kategooriat, mis jagunevad 120 kriteeriumiks, on siiski mudeli täitmine lihtne ja kiire. Mudel on koostatud Excelis, kuid seda kasutades tundub nagu see oleks spetsiaalne tarkvara. Peale mudeli täitmist tekib automaatselt visuaalne ülevaade hetkeolukorrast ja eesmärgist.

FAP mudeliga on väga mugav ka progressi hinnata. Mõne aja pärast mudelit uuesti täites, saad võrrelda hetkeolukorda, eelmisel korral täidetud tulemusega. Kui mudelit täidab mitu inimest samast firmast, siis saab tulemust kuvada samal diagrammil. See võimaldab kiiresti leida erinevad nägemused firma hetkeolukorrast ja eesmärkidest.

Kellele FAP mudel sobib?

See mudel sobib eelkõige kasutamiseks keskmise suurusega ettevõtetes olenemata tegevusalast. FAP mudel keskendub organisatsiooni kui terviku funktsioneerimisele. FAP mudel ei sisalda finantsanalüüsi ega prognoose, kuid käsitleb finantsjuhtimist funktsioonina. Finantsprognoosimiseks on meil pakkuda eraldi mudel.

Kui palju maksab?

Kuigi see mudel sobib ka eneseanalüüsiks, siis on ettevõtetes üsna kiiresti jõutud järeldusele, et enesehindamisel puudub erapooletu, värske ja kriitiline vaade. Kuigi FAP mudel aitab ettevõtte funktsioneerimist hästi mõista, jääb enesehindamisel väheks uutest ideedest ja lahendustest funktsioneerimise parandamiseks. Seega soovitame diagnostikat läbi viima Vertexi eksperdi. See tasub igati ära.

Ülevaade kriteeriumitest:

  • Kategooria: toode & teenus;
  1. Toote/teenuse fookus
  2. Toote/ teenuse tasuvus
  3. Toote/ teenuse eristumine
  4. Toote/ teenuse lisandväärtus
  5. Toote/ teenuse kvaliteet
  6. Toote/ teenuse hind
  7. Toote/ teenuse saadavus
  8. Toote/ teenuse arendus
  • Kategooria: toote & teenuse arendus;
  1. Tootearenduse fookus
  2. Tootearenduse eesmärkide saavutamine
  3. Tootearenduse sidusus
  4. Tootearenduse võimekus
  5. Tootearenduse kompetents
  6. Tootearenduse kvaliteedijuhtimine
  7. Pidev täiustumine
  • Kategooria: visioon & eesmärgid;
  1. Pikaajaline siht
  2. Mõõdetavad eesmärgid
  3. Eesmärkide tasakaalustatud seostamine kriitiliste eduteguritega
  4. Eesmärkide sidusus
  5. Eesmärkide täitmise jälgimine
  • Kategooria: missioon & strateegiad;
  1. Jagatud missioon
  2. Missiooni sidusus
  3. Strateegiline plaan
  4. Strateegiline planeerimine
  5. Strateegiline järjepidevus
  • Kategooria: struktuur;
  1. Struktuuri sidusus
  2. Struktuuri kooskõla
  3. Positsioonide rollid ja vastutus
  • Kategooria: personal & juhtimine;
  1. Eesmärkide sidusus
  2. Kompetentsi vajaduste tundmine
  3. Inimeste rahulolu
  4. Koolitus ja areng
  5. Juhtimine (eestvedamine)
  6. Juhtimisstiil
  7. Eelduste loomine uuendusteks
  8. Personali valik
  9. Personalijuhtimine
  • Kategooria: süsteemid & protsessid;
  1. Protseduurireeglid kvaliteedis
  2. Protsessi sidusus
  3. Protsessi kaasatus
  4. Tegevuste planeerimine
  5. Protsesside täiustamine
  6. Sidusisikute kaasamine täiustamisse
  7. Protseduurireeglid teeninduses
  8. Tegevuse läbipaistvus
  • Kategooria: varad;
  1. Ruumid ja seadmed
  2. Koormav põhivara
  3. Põhivara realiseerimine
  4. Varade soetamine
  5. Käibevara
  • Kategooria: IKT (info- ja kommunikatsioonitehnoloogia);
  1. IKT kasutus
  2. IKT ulatus
  3. IKT planeerimine
  4. IKT täiustamine
  5. IKT rahulolu
  • Kategooria: sidusrühmad/huvigrupid;
  1. Sidusrühmade tundmine
  2. Sidusrühmade mõju
  3. Sidusrühmade kaasamine
  • Kategooria: turg;
  1. Turu mõistmine
  2. Konkurentide tundmine
  3. Tarbija tundmine
  4. Teadmine asendustoodetest/ teenustest
  5. Turgude ja sektorite hajusus
  6. Riskide hindamine
  • Kategooria: kliendid & tarbijad;
  1. Klientide lojaalsus
  2. Klientide kaasamine
  3. Klientide mõjujõud
  4. Klientidega tegelemine
  5. Kliendisuhe
  6. Klientide analüüs
  • Kategooria: tarnijad & partnerid;
  1. Tarnijate/ partnerite lojaalsus
  2. Tarnijate/ partnerite kaasamine
  3. Tarnijate/ partnerite mõjujõud
  • Kategooria: müügikorraldus;
  1. Müügi fookus
  2. Müügi võimekus
  3. Müügi tõhusus
  4. Müügiressursside planeerimine
  5. Eesmärkide saavutamine
  6. Müügitegevuse analüüs
  7. Müügimeeskonna motiveeritus
  8. Müügitugi
  9. Müügiplaneerimine
  10. Müügiaktiivsus
  • Kategooria: turundus & kommunikatsioon;
  1. Turundusplaan
  2. Eristumine
  3. Mainekujundus
  4. Turundussõnum
  5. Kommunikatsioon sidusrühmades
  6. Personali kaasamine
  7. Sisekommunikatsioon
  8. Hinnakujundus
  9. Sooduspakkumised, kampaaniad
  • Kategooria: finantsseis & juhtimine;
  1. Rahavood
  2. Võlad ja kohustused
  3. Kapital
  4. Rentaablus
  5. Varad
  6. Finantsplaneerimine
  7. Finantsnäitajate seire

  • Kategooria: juriidiline korrektsus;
  1. Kohtuasjad
  2. Lepingulised kohustused
  3. Formaalsus
  • Kategooria: sektori erinõuded;
  1. Teadlikkus
  2. Sidusus
  • Kategooria: töökeskkond;
  1. Töötingimused ja vahendid
  2. Õhkkond ja koostöö
  3. Töö asukoht
  4. Tööaeg
  5. Paindlikkus
  6. Tööohutus
  7. Töötervishoid
  8. Töökeskkonna riskianalüüs
  9. Tööjuhendid ja töökord
  10. Töö planeerimine ja töökorraldus
  • Kategooria: Tootmiskorraldus
  1. Tootmise planeerimine
  2. Pinnakasutus, liikumine, vahemaad
  3. Varude juhtimine ja kontroll
  4. Seadmed ja tööriistad
  5. Tootmistehnikad
  6. Tootmiskeskkond
  7. Tootmisprotsesside pidev parendamine

Küsimused ja vastused:

Kui hindan hetkeolukorra, siis kust tekib hinnang tuleviku kohta?

Funktsionaalses planeerimises käsitletakse enamjaolt samu teemasid, mis on meile juba tuttavad tavapärasest äriplaneerimisest. Selle asemel, et kirjeldada äriplaani mahukate tekstidega, on funktsionaalses planeerimises firma seisundid erinevate kriteeriumite lõikes juba ette kirjeldatud. Vaja on teha lihtsalt valik nende kirjelduste osas, mis vastavad kõige enam firma hetkeseisule ja sama korratakse tulevikuplaanide osas. FAP mudelis analüüsitakse ja planeeritakse funktsioneerimist ja iga kriteeriumi juures kirjeldatakse kuidas praegusest tasemest liigutakse planeeritud funktsioneerimise saavutamiseni. Enesehindamisel peab selle arengukoha ise kirjeldama, kuid erapooletu eksperdi kaasamise korral kirjeldab selle ekspert lähtudes oma kogemustest muudes ettevõtetes.

FAP aitab funktsioneerimist hinnata nii nagu autol hindaks „kas rool keerab paremale ja vasakule“, mitte kuhu auto pöörab. Kui hindamisel selgub, et rool pöörab ainult vasakule, siis on määratud sihtkohta suundumine seotud riskiga. Tuleviku arengukohana kirjeldame mida teha, et rool keeraks mõlemale poole.

Kas on mingid hindamiskriteeriumid või eeldatakse vaid risti (x) märkimist?

Nii hetkeolukorra kui ka tuleviku määratleme ristiga (x) etteantud kirjelduste kõrval. Kui hetkeolukord ja tulevik erinevad, siis kirjeldame kommentaari väljal, kuidas me muutuse saavutame. Kõik kommentaarid koondatakse kokkuvõttesse ja sellest tekib (funktsioneerimise) arenguplaan.

Kui võtame näiteks teise kategooria (visioon & eesmärgid), siis kas antud juhul käsitlete visiooni kui pikaajalist eesmärki ning kas paremal on siis alameesmärgid?

Siin ongi nüüd erinevus klassikalise äriplaneerimise ja FAP vahel. Klassikalises mõttes me hakkaksime kirjeldama visiooni. Nagu märkad, siin küsitakse „kas“ visioon on määratletud, mitte „mis“ on visioon. Paremal olevad väited on klassifitseeritud 5-palli süsteemis, millest kõige alumist käsitleb mudel halvima ja kõige ülemist ideaalse olukorrana. Vastavalt sellele annab mudel igale kriteeriumile riski hinnangu ja kuvab seda kokkuvõttes.

Tuleviku prognoosimine toimub nö. GAP analüüsi põhimõttel. Kui mingi kriteerium vastab nt. hindele 2 ja soovid seda parandada, siis saad anda hinnangu, millisele tasemele saab antud kriteeriumi tõsta etteantud aja jooksul (nt 1 aasta). Vastates kommentaari väljal küsimusele „kuidas“, saame sisendi arenguplaanile.

FAP mudel sarnaneb 80% EFQM täiuslikkuse mudeliga!

Olen EFQM mudeliga küllaltki palju kokku puutunud. Pole FAP mudelit luues mingilgi moel eeskujuks võtnud EFQM-i, kuid see on pigem tunnustuseks kui arvad, et see suudab konkureerida maailma tipuga. Usun, et FAP on sobivam Eesti keskmise suurusega ettevõtetele ja see on oluliselt kaasaegsem.

Mõnedel juhtudel on üldse keeruline vastata kui ikka kõik valikud täitsa sobimatud. Näiteks “Kas organisatsioonil on käimasolevaid kohtuvaidlusi?”. Meil on olnud (ehk siis hetkel ei ole) aga ei ole kohtuväliselt kokkulepet saavutanud ning meie jaoks on ka tulemused olnud kaotused kohtus (ehk ei saa öelda, et oleme edukalt seisnud oma õiguste eest).

Hea tähelepanek. Tõepoolest on kohtuvaidluste kriteeriumi vastusevariantides küsitavusi. Muutsime kolmanda valiku järgmises sõnastuses: “Organisatsioonil on olnud kohtuvaidlusi, mis pole võiduga lõppenud, kuid need ei mõjuta enam ettevõtte käekäiku”

Proovisin seda väikese ettevõtte peal kus töötab 4 inimest. Mudel annab hea ülevaate firma seisukorrast, kuid selles on ka kriteeriume, mis ei sobi minu meelest väikesele firmale.

See mudel sobib tõepoolest kõige paremini keskmise suurusega ettevõttele. Kriteeriumiks võiks olla vähemalt 10 töötajat ja tegutsenud vähemalt aasta.

Vaike Rästa @ 16.04.13 11:59

Väga praktiline mudel, isegi väiksematele ettevõtetele. Väiksemad ettevõtted tavaliselt ei leia aega, et kasvõi oma eesmärgid paika panna. See on väga oluline, et teada, mille suunas liikuda. See mudel suunab väga hästi mõtlema just õiges suunas. Mudelist saab isegi oma ettevõtte arendamiseks mõningaid mõtteid. Seda järk-järgult täites areneb nii mudel kui ka ettevõte.

Soovitan soojalt kõigil seda proovida.